【28週目】ワーキング妊婦の仕事引き継ぎタイミング
妊娠28週目の妊婦健診で、胎児が2週間成長してなくて、想定体重も少ないことから想定外の「管理入院」宣告を受けたわたし。
産休に入るのは妊娠34週のタイミングを予定していたから、入院中の仕事どうしよう…!?ということで、管理入院宣告を受けた足で会社へ行き、上司に状況を報告しました。
妊娠した！仕事の引き継ぎどうする！？
妊娠がわかってすぐに直属の上司にはそのことを報告していたのと、ちょうど4月の年度初めに組織変更があると聞いていたので、仕事の引き継ぎ準備は前から少しづつ進めていました。
▼こんな感じのスケジュール
組織変更がある4月の1か月前＝安定期に入る妊娠5か月目前後で、自分の妊娠に関係なくそれまでやっていた仕事を誰かに引き継ぐ可能性があるとわかっていたので、ゆっくり時間をかけて引き継ぎの準備を進めてきました。
「引き継ぎ」って具体的に何をすればいい？
引き継ぎに向けて私がまず行ったのは大きく2つ。
１、自分がやっている業務と、その業務についての資料のありかを集約
２、作業手順のマニュアルを作る
普段あたりまえに行っている仕事ですが、一言で「仕事」言っても、毎日やっていること、週1で行うこと、月1で行うこと、特別発生すること…意外に自分ってこんなことまでやってるんですよね。
引き継ぎをするにあたり、自分が産休に入ったあと、自分の今の仕事を代わりにやる人を誰にするか決め、実際に取り組んでもらう必要があります。
そのために、まずは自分がどんな仕事を持っているかを分かってもらう必要がある。それに向けて１を行いました。
洗い出しができたら、次はその仕事をどういう手順で行うか、マニュアルを作成します。「その仕事をやったことがない人が見てもわかるようにまとめる」のは、思っているより大変です。だけど、「この作業こうすればもっと効率化できるかも」とか、新しい発見があって楽しかったです。
「引き継ぎ資料ができた！」と思ってからがスタート
1か月ほど余裕をもって引き継ぎ資料を作成し、4月になって組織が変わりました。
私の場合、変更後の組織的に業務Ａは〇〇さんのチーム、と、業務によって4月のタイミングで引き継ぎ先が決まるもの、なかなか決まらないものが出たので、決まったところから徐々に引き継いでいきました。
引き継ぎ方は、さっきお伝えした１、２で作った資料とあわせて口頭で説明。場合によっては一緒に何度か作業を行って新しい担当者にやり方を覚えてもらいました。
その中で、「あの作業マニュアルの書き方だと伝わりにくい」「この情報が抜けてた」というものが見つかるので、都度、資料に追記していきます。
一度完成した！と思った資料の完成度は実は50-70％で、その後の引き継ぎ作業の中で100％に完成していった印象です。
引き継ぎ準備は早いに越したことない！
私の場合、4月に引き継ぎを開始できた業務もあればできなかった業務もあり、もともとの予定では産休に入る1か月前に、残る業務の担当者も決まって、最後の1か月で引き継ぎをする予定でした。
でも、緊急の管理入院…引き継ぎ担当者を決める予定の2週間前の出来事。その準備はできていません。
結局、足元の入院予定期間（＝2週間）に対応しなければいけないこととを上司に伝え、その対応をしてもらう仮の引き継ぎ担当を決めてもらい、妊婦健診の翌日に2週間分の引き継ぎを行うことで乗り切りました。
（一部、入院中に質問が来たりで仕事の対応してましたけどね…汗）
もし、入院になるまでにまったく引き継ぎの準備をしてなかったら…と思うと恐ろしいです。働く妊娠さんは、妊娠が発覚したら、早いうちから少しづつ無理ない範囲で仕事の引き継ぎ準備を進めておくといいですよ！
